Análise do tipo Orçado x Real

Comparações do Tipo Orçado x Real (planejado x realizado)

por Fábio Vianna, CEO & Founder, Viewsion – Visualização de Informação

Orçado x Real, Planejado x Realizado, Previsto x Real…

Uma das análises mais comuns é a do tipo Orçado x Real (ou Planejado x Realizado, os nomes diferem um pouco).

Basicamente é uma análise onde verifica-se se o valor efetivamente ocorrido está próximo ou não do valor estimado para aquela data. E normalmente nestas análises existe uma certa margem de segurança, a qual não poderia (ou deveria…) se ultrapassar, tanto para mais quanto para menos.

As duas visualizações abaixo costumam ser as mais comuns (além da tabela, mas daí a informação não é visual). Veja:

20130718-1

 

Em algumas situações colocam-se os valores, como abaixo, o que facilita em “muito” a “análise” (sic):

20130718-2

 

Apenas para reforçar:

Gráfico é representação GRÁFICA de valores numéricos

Para representar numericamente você faz uma tabela!

Quando você enche o gráfico de valores está passando a mensagem

“o gráfico está tão, mas tão mal feito que se eu não puser os números ninguém vai entender”.

Daí para decodificar a informação, o leitor não olha para a imagem, olha para os números, e bingo! Para que o gráfico?

Foco no objetivo

Voltando ao início da postagem: você pretende mostrar as distorções. Quando você analisa orçado x real está querendo identificar aqueles momentos em que os valores ou estão acima do planejado ou abaixo.

Então, você deveria fazer um gráfico que já apresente esta informação. A informação DA DIFERENÇA. Porque você quer mostrar a DIFERENÇA: “olha, no mês X nossa venda foi muito abaixo da meta”…

Colocar o DADO do orçado e o DADO do realizado não é informar. Teu leitor vai ter que fazer a conta de cabeça, comparar os tamanhos das colunas, usar régua, calculadora, lupa, qualquer coisa, porque você não está informando a distorção.

Veja o que já postei a respeito da informação visual: ela é mais rápida, é melhor, mas o leitor precisa entender o que você mostra.

Se ele tiver que processar aquilo, então vai perder tempo e a vantagem da informação visual se perde.

Olhe para qualquer um dos gráficos acima e responda em 5 segundos: em que meses tivemos valores abaixo da meta? E qual foi o pior mês em relação à meta (vamos imaginar que seja receita, quanto maior, melhor).

Isto não é facilmente identificável. Você TEM  que mostrar isto rapidamente, porque é o objetivo de análise orçado x real.

Variação absoluta ou em porcentagem?

Veja este gráfico onde coloquei apenas as variações absolutas, mês a mês:

20130718-3

 

Então em outubro nós tivemos o melhor desempenho, vendemos muito mais do que em relação à meta…

Não! Vendemos mais em termos absolutos. Fazer um gráfico assim me força a analisar outubro com, por exemplo, novembro. Como nós VEMOS uma coluna de outubro maior do que novembro, é óbvio que outubro foi maior.

Mas aí está o problema. Não queremos identificar os meses em que vendemos abaixo ou acima do planejado?

Se é este o objetivo, então deveríamos mostrar uma relação daquele mês em termos relativos. Porque vender em outubro pouco mais do que 200 pode ser pior do que vender 130 a mais em novembro.

E se em outubro a venda total foi de 100.200, e a meta era 100.000, e em novembro a venda foi de 630 e a meta 500? Em relação ao previsto para aquela data, quem foi melhor?

Claro que é novembro, porque vendemos proporcionalmente ao que previmos PARA AQUELA DATA muito mais do que vendemos a mais em outubro.

Veja um gráfico mais sucinto (tem um tutorial sobre gráfico de colunas aqui):

20130718-4

 

Ficou diferente, não? Agora percebemos que o mês em que mais vendemos em relação ao previsto foi abril. O pior mês foi o de janeiro.

Lembre-se sempre disto: saiba qual teu OBJETIVO, o que você quer que os leitores vejam no gráfico. Só depois disto, monte a visualização.

O foco é na função, e não na forma. A forma é definida pela função.

Ah, mas

Meu chefe mandou fazer daquele jeito.

Como digo nos meus treinamentos, se você precisa fazer o gráfico do tipo “o chefe mandou”, só lhe resta uma solução: ajoelhar no milho e dizer amém.

Ou pede para ele ler este texto. Vai que…